Em resumo
A clínica que atende você decide para que servem os seus dados. A Málaga Tecnologia fornece o sistema e trata os dados por conta da clínica, seguindo as instruções dela.
A ficha de saúde, o prontuário, as fotos clínicas e os termos que você assina ficam guardados pelo prazo que a lei exige para o prontuário: 20 anos a partir do último registro. Isso vale mesmo que você peça para apagar o seu contato.
Quando o assistente da clínica no WhatsApp ou no Instagram não entende uma mensagem sua, aquela frase pode ir para a Anthropic, empresa dos Estados Unidos que fornece a inteligência artificial Claude. Ela vai só para o sistema entender a resposta e seguir o atendimento.
Você pode pedir para ver, corrigir, receber uma cópia ou apagar os seus dados, falando com a clínica ou com a gente.
1. Quem trata os seus dados
A clínica. A clínica em que você agenda, conversa ou é atendida é a controladora dos seus dados, como diz a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018, art. 5º, VI). Ela decide o que é feito com eles e responde pelo atendimento.
A Málaga Tecnologia. A Málaga Estética é o sistema que a clínica usa para a agenda, as conversas, a ficha de saúde, o prontuário, as fotos e os termos. Quem fornece o sistema é a Málaga Tecnologia, CNPJ 68.196.749/0001-90, Criciúma, Santa Catarina, Brasil. Nós somos a operadora (art. 5º, VII): tratamos os dados por conta da clínica e só para prestar o serviço a ela.
Com quem falar. Você pode falar com qualquer uma das duas. O caminho mais curto costuma ser a própria clínica, pelo WhatsApp dela. Se o pedido chegar a nós, avisamos a clínica e ajudamos a atender.
2. Encarregado pelo tratamento de dados
O encarregado da Málaga Tecnologia recebe os pedidos e as reclamações sobre dados pessoais e fala com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados quando for preciso.
Contato do encarregado: contato@malagatecnologia.com.br ou WhatsApp +55 48 99207 1654.
A clínica pode ter o encarregado dela. Pergunte à clínica, ou escreva para nós, que encaminhamos.
3. Que dados são tratados
| Dado | De onde vem | Para que serve |
|---|---|---|
| Nome e número de WhatsApp | Você, ao agendar pelo link ou escrever para a clínica, ou a equipe, ao cadastrar você | Marcar, confirmar e lembrar horários, e falar com você |
| Mensagens do WhatsApp e do Instagram, com as fotos, os áudios e os documentos enviados nelas | Você e a equipe da clínica | Atender você e guardar o histórico do que foi combinado |
| Horários marcados, remarcados e cancelados | Você, pelo link, ou a equipe | A agenda da clínica |
| Ficha de saúde (anamnese): alergias, medicamentos, doenças, gestação, procedimentos anteriores, tipo de pele e outras perguntas da clínica | Você, pelo link que a clínica manda, ou a profissional, no atendimento | Fazer o procedimento com segurança |
| Prontuário: o registro de cada atendimento, os produtos usados (com lote e validade), as intercorrências e as orientações dadas a você | A profissional que atendeu você | O registro clínico que a lei manda guardar |
| Fotos clínicas de antes e depois | A equipe, no atendimento | Acompanhar o resultado; fazem parte do prontuário |
| Termos de consentimento e autorizações de imagem assinados: o texto, o nome que você digitou, a data, a hora, o endereço IP, o aparelho e os 4 últimos dígitos do WhatsApp que recebeu o código | Você, ao assinar pelo celular | Provar o que você leu e autorizou |
| Acesso ao acompanhamento: o seu número, a senha (guardada só como resumo cifrado, nunca a senha em si) e o registro de cada vez que uma foto ou orientação é aberta | O sistema, quando a clínica liga o acompanhamento | Deixar só você entrar, e registrar quem viu o prontuário |
| Sinal pago pelo Pix, quando a clínica pede | Você, ao pagar | Confirmar o horário. O pagamento vai para a conta da clínica no meio de pagamento dela |
| Registros técnicos: endereço IP, data e hora dos acessos | O sistema | Segurança e o que o Marco Civil da Internet exige |
A ficha de saúde, o prontuário e as fotos clínicas são dados pessoais sensíveis (LGPD, art. 5º, II). Eles só são vistos pela equipe da clínica que precisa deles, conforme os acessos que a clínica dá a cada pessoa, e cada abertura do prontuário fica registrada.
4. Por que esses dados podem ser tratados
- Agenda, mensagens e lembretes: para cumprir o atendimento que você pediu (LGPD, art. 7º, V).
- Ficha de saúde, prontuário e fotos clínicas: para a tutela da sua saúde, em procedimento feito por profissional ou serviço de saúde (art. 11, II, "f"), e para cumprir a obrigação de guardar o prontuário (art. 11, II, "a").
- Uso de fotos fora do prontuário (em estudos ou nas redes sociais da clínica): só com a sua autorização, específica e destacada (art. 11, I), na autorização de imagem. Cada caixa vale sozinha, vem desmarcada, e você pode revogar quando quiser (art. 8º, § 5º), pelo acompanhamento ou falando com a clínica. A revogação vale dali em diante.
- Registros técnicos e segurança: para cumprir a lei (art. 7º, II) e proteger o sistema e você (legítimo interesse, art. 7º, IX).
5. O assistente da clínica e a inteligência artificial
A clínica pode usar um assistente automático no WhatsApp e no Instagram para responder dúvidas e ajudar a marcar horários. Ele segue as regras e os textos que a clínica cadastrou. A maior parte das mensagens é entendida por essas regras, dentro do nosso sistema, sem inteligência artificial.
Quando o assistente não entende uma resposta sua, aquela mensagem (no máximo as duas últimas respostas à mesma pergunta, até 300 caracteres cada) é enviada à Anthropic, PBC, empresa dos Estados Unidos que fornece a inteligência artificial Claude. Ela recebe uma pergunta fechada, como "esta mensagem fala de que dia?", e devolve só a resposta: um dia, uma das opções da lista, um sim ou um não. Ela nunca escreve para você. As mensagens que você recebe são da clínica e do sistema.
Não vão para a Anthropic o seu número, a sua ficha de saúde, o prontuário nem as suas fotos. Vai só o texto da mensagem. Se você escrever um dado de saúde nessa mensagem, ele vai junto. Por isso, prefira contar coisas de saúde na ficha de saúde, que tem link próprio e não passa por inteligência artificial.
Pelas regras da Anthropic para empresas que usam o serviço dela, o conteúdo enviado não é usado para treinar os modelos dela. O envio aos Estados Unidos é uma transferência internacional de dados (LGPD, art. 33), feita só para responder o atendimento que você começou.
Os ajustes. Quando a inteligência artificial ou a equipe da clínica descobre o que uma frase queria dizer, a clínica pode guardar a frase e o significado, para entender a mesma frase da próxima vez sem chamar a inteligência artificial. O ajuste não guarda quem escreveu. O sistema recusa guardar como ajuste frase com cara de dado de saúde, com sinal de problema depois de um procedimento, com número de telefone ou de documento, com e-mail ou com o nome de quem escreveu.
O registro de cada consulta. Cada envio à inteligência artificial fica registrado no arquivo da clínica, com a frase, a data, o canal e o custo, sem o seu número. A Málaga usa esse registro para medir o custo e o acerto do assistente.
6. WhatsApp, Instagram e as mensagens automáticas
As conversas com a clínica passam pelo WhatsApp e pelo Instagram, que são da Meta, e seguem também as regras da Meta. O número de WhatsApp da clínica é ligado ao sistema pelo mesmo mecanismo do WhatsApp Web, por um programa (Evolution API) que roda nos nossos servidores.
A clínica escolhe quais mensagens automáticas manda: confirmação e lembrete do horário, o link da ficha de saúde, o código para assinar um termo, a senha do acompanhamento e, se ela ligar, cuidados depois do atendimento, lembrete de retorno, aniversário e "como foi o atendimento".
Se você responder parar, os avisos que não são do seu próprio horário (como retorno, aniversário e "como foi o atendimento") deixam de sair para o seu número. A confirmação e o lembrete de um horário marcado ainda podem chegar, porque fazem parte do agendamento.
A cópia das conversas que fica no celular da clínica, dentro do aplicativo do WhatsApp, não está sob o nosso controle. Para apagar aquela cópia, o pedido é para a clínica.
7. O acompanhamento da paciente e os cookies
Se a clínica ligar o acompanhamento, você entra com o seu número e uma senha numa página da clínica, e vê os seus horários e o que a clínica escolheu mostrar: atendimentos, orientações, fotos, produtos usados, documentos assinados e autorizações de imagem. As fotos abrem por um endereço que vale 5 minutos, e cada abertura de foto ou de orientação fica registrada no prontuário.
Para manter você conectada, a página grava um cookie só dela, que nenhum script da página consegue ler. Sem "Lembrar este celular", ele acaba quando o navegador fecha (e, no servidor, depois de 2 horas sem uso). Com "Lembrar este celular", ele dura 90 dias desde o último uso. Sair encerra a sessão.
As páginas que a clínica manda para você (agendar, ficha de saúde, termo, acompanhamento) não têm rastreador, pixel de publicidade nem análise de audiência. O endereço passa pela Cloudflare, que protege o site.
8. Fotos clínicas e documentos assinados
- As fotos são tiradas pela equipe, ficam no sistema da clínica e não são enviadas pelo WhatsApp. Ao salvar, o sistema tira do arquivo os dados escondidos de lugar e de aparelho.
- Fotos e documentos ficam num armazenamento privado da Cloudflare (R2). Ninguém abre um arquivo sem um endereço assinado, de vida curta, que o sistema gera só para quem tem acesso.
- O termo é assinado pelo celular, com um código de 6 dígitos enviado ao seu WhatsApp. Do código, o sistema guarda só um resumo cifrado; do seu WhatsApp, os 4 últimos dígitos. Depois de assinado, o documento não muda. Você recebe uma cópia em PDF, que fica disponível na mesma página por 30 dias; depois disso, peça à clínica.
9. Com quem os dados são compartilhados
- A clínica e a equipe dela, conforme os acessos que a clínica dá.
- Meta (WhatsApp e Instagram): as mensagens passam por ela.
- Railway: a empresa de hospedagem onde o sistema e o banco de dados rodam, nos Estados Unidos.
- Anthropic: a frase que o assistente não entendeu, como na seção 5.
- OpenAI: quando a clínica usa a leitura de áudios, o áudio que você manda vai para ela só para virar texto.
- Cloudflare: o armazenamento privado das fotos e dos documentos, e o endereço das páginas que a clínica manda para você.
- Resend: entrega os e-mails do sistema para a clínica (você não recebe e-mail do sistema).
- O meio de pagamento da clínica, só quando você paga um sinal pelo Pix.
Cada um recebe só o necessário para a sua parte. Não há venda, aluguel nem troca dos seus dados, e eles não são usados para publicidade. Podemos entregar dados a uma autoridade se houver ordem legal, e nesse caso avisamos a clínica quando a lei permitir.
Parte desses serviços fica fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos. É a transferência internacional prevista no art. 33 da LGPD, feita para executar o atendimento.
10. Por quanto tempo os dados ficam guardados
| Dado | Prazo |
|---|---|
| Ficha de saúde, prontuário, fotos clínicas e termos assinados | Pelo menos 20 anos a partir do último registro, sem exclusão automática. É o prazo da Lei 13.787/2018 e da Resolução CFM 1.821/2007 para o prontuário, que aplicamos também às fotos clínicas e aos termos assinados. Vale mesmo que você peça para apagar o contato (art. 16, I, da LGPD). |
| Conversas, contato e horários de quem não tem prontuário | Enquanto a clínica usar o sistema, ou até você pedir para apagar. Se a clínica ligar a rotina de prazos, o contato que não tem prontuário e passou 90 dias sem trocar mensagem com a clínica é apagado sozinho. |
| Registros de acesso (IP, data e hora) | Pelo prazo exigido pelo Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014, art. 15). |
| Quando a clínica deixa de usar o sistema | Os dados ficam 90 dias com a exportação liberada para a clínica. Depois, são apagados. Se houver prontuário, nada é apagado antes de a clínica levar o prontuário pela exportação, e a guarda pelo prazo legal passa a ser dela. |
11. O que acontece quando você pede para apagar
Quem apaga é o dono da conta da clínica, no sistema, a pedido seu. A gente ajuda se você nos escrever.
Sai
- As conversas do WhatsApp e do Instagram com a clínica, com os arquivos delas.
- O seu número e os seus contatos na ficha da clínica.
- A autorização de uso de fotos nas redes sociais. As fotos que estavam autorizadas para as redes perdem a autorização na hora.
- A sua conta no acompanhamento e as sessões abertas.
- Pedidos de assinatura que você ainda não assinou.
- Se você não tem prontuário na clínica: a ficha inteira.
Fica, pelo prazo legal
- A ficha de saúde, o prontuário, os produtos usados, os adendos e o registro de quem abriu o prontuário.
- As fotos clínicas e os termos que você assinou.
Quando há prontuário, o seu nome na lista de pacientes vira "Titular removido" com a data, e o contato sai. O prontuário continua com o nome que estava nele na hora da assinatura, porque é assim que ele identifica a quem pertence.
12. Os seus direitos e como pedir
A LGPD (art. 18) garante a você: confirmar que os seus dados são tratados; acessar os dados; corrigir o que está incompleto ou errado; pedir a anonimização, o bloqueio ou a exclusão do que é desnecessário ou tratado fora da lei; receber os dados para levar a outro serviço; saber com quem eles são compartilhados; e revogar uma autorização que você deu.
Você pode pedir uma cópia de tudo o que a clínica guarda sobre você: ficha de saúde, prontuário, fotos e termos.
Como pedir: fale com a clínica, ou escreva para contato@malagatecnologia.com.br ou WhatsApp +55 48 99207 1654, com o assunto "Dados pessoais". Diga o seu nome, o número de WhatsApp que usou e o nome da clínica. Não é preciso justificar o pedido.
Confirmamos o recebimento em até 5 dias úteis e respondemos por completo em até 15 dias (art. 19, II). Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
13. Segurança
- Toda a comunicação acontece por conexão cifrada (HTTPS).
- Os dados de cada clínica ficam num arquivo separado do das outras.
- Senhas, da equipe e sua, são guardadas só como resumo cifrado.
- Cópias de segurança cifradas, guardadas no próprio servidor e, quando ativado, também num provedor de armazenamento externo.
- Chaves e credenciais ficam fora do código, e números de telefone aparecem mascarados nos registros técnicos.
Nenhum sistema está livre de incidentes. Se acontecer um que possa trazer risco ou dano relevante a você, a clínica e a Málaga comunicam você e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, como manda o art. 48 da LGPD.
14. Menores de idade
O atendimento de menor de 18 anos é feito com o responsável legal, que preenche a ficha de saúde e assina os termos junto com a paciente ou por ela, conforme a regra da clínica.
15. Mudanças nesta política
Se algo mudar, publicamos a nova versão nesta página, com a data no topo, e avisamos as clínicas, que avisam as pacientes quando a mudança for relevante.